Pengertian dasar sekretaris
Istilah sekretaris berasal dari Bahasa latin secretum, artinya rahasia dan sekretarium artinya seorang yang dipercaya untuk menyimpan rahasia. Dalam Bahasa inggris disebut Secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan artinya tersebut maka sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.
Pengertian dasar sekretaris
Secara umum arti sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk kelancaran tugasnya.
Menurut Dan M Barum and Ramon C. dalam bukunya Hand Book for Government Secretary Stenographer berbunyi:
“Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receives visitors, check of his official engagements or appointments, and performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief”
Menurut pengertian tersebut sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya atas kewajibannya resmi atau janji-janjinya dan melakukan banyak tugas lain yang ada hubungannya, untuk meningkatkan efektivitas kerja pimpinan.
Berbagai pendapat tentang pengertian sekretaris antara lain:
1. H.W. Fowler and F.G Fowler
Secretary:
a. Person employed by another to assist in correspondence, literary, getting information and other confidential matters.
b. Official appointed by society or company or corporation and deal in the first instance with business.
c. Minister in Charge of Government Office Secretary of State-United of America and Varikan.
Artinya:
a. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi,pekerjaan tulis-menulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya.
b. Pegawai yang ditunjukoleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaanya.
c. Menteri yang mengepalai Kantor Pemerintah Amerika Serikat dan Vatikan.
2. Louis C. Nanasay anda William Selden
Secretary: An office employee who has a more responsible position than Stenographer and who duties usually include teking and transcribing dictation, dealing with the public by answering the telephone, meeting callers and mking appointments: andmaintaining or filling records, letter etc. A secretary frequently acts as an administrative assistant or junior executive.
Artinya: seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stnenografer dan tugas-tugasnya biasa nya penyalinan dikte; berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telephone; mengundang untuk pertemuan/ membuat perjanjian; memelihara atau mengarsipkan warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pemimpin muda.
sesuai dengan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dapat dibedakan menjadi dua macam yairu:
1. Sekretaris Eksekutif
Sekretaris eksekutif yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai manajer karena secara formal menjalankan fungsi manajer Eksekutif memiliki pegawai atau bawahan. Sekretaris Eksekutif pada umumnya sekretaris untuk satu unit organisasi. Misalnya sekretaris Jenderal, sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan, Sekretaris Yayasan.
2. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi yaitu sekretaris untuk seorang pimpinan yang berperan semata-mata sebagai pembantu. Sekretaris Pribadi tidak mempunyai anak buah. Sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Rektor, Sekretaris Manajer.
Meskipun perasan seorang sekretaris hanya sebagai pembantu tetapi tidak berarti tidak penting. Bila hal-hal yang kecil harus pimpinan yang menjalankan, maka pimpinan tidak dapat melaksanakan tuas-tugas kepemimpinannya dengan baik. Peran pokok seorang sekretaris adalah memperlancar tugas-tugas pimpinan untuk emncapai tujuan organisasi.
Selanjutnya: Jenis-jenis sekretaris
