Persyaratan pengembangan sumber daya manusia sebagai penunjang pengetahuan sekretaris
Bagi sekretaris atau para pimpinan unit kerja harus mampu mengembangkan Sumber Daya Manusia (SDM). Sekretaris perlu ikut andil dalam pengembangan sumber daya manusia. Untuk itu mengembangkan SDM diperlukan 15 pesyaratan yaitu:
- Perlu adanya uraian tugas (Job Description) yang jelas untk anak buah supaya tugas-tugas terlaksana dengan sebaik mungkin;
- Perlu adanya wewenang dan tanggung jawab yang jelas bagi anak buah dalam melaksanakan tugas, antara wewenang dan tanggung jawab harus ada keseimbangan;
- Adanya aturan main yang harus ditaati baik oleh pimpinan maupun anak buah baik berupa peraturan tertulis, tidak tertulis, kebijaksanaan-perintah atau instruksi dan juklak; tanpa adanya disiplin atau ketaatan terhadap aturan oermainan yang telah disepakati bersama makan organisasi tidak akan berjalan baik;
- Adanya garis komando yang jelas yaitu siapa yang berhak memerintah dan siapa bertanggung jawab kepada siapa;
- Adanya sasaran atau tujuan jelas organisasi yang harus di informasikan oleh pimpinan kepada anak buah, bukan hanya jelas bagi pimpinan;
- Balas jasa bagi bawahan atau anak buah berdasarkan prestasi adil dan wajar;
- Harus ada kesesuaian antara motivasi individu dengan perusahaan atau organisasi;
- Wewenang yang dilimpahkan harus benar-benar didasarkan kepada kemampuan anak buah;
- Wewenang harus merupakan yang mengikat dan jenjang atas ke bawah, karena wewenang berarti adanya hak untuk mengatur anak buah sesuai dengan jenjang organisasi;
- Setiap anak buah harus merasa dibutuhkan dan dihargai oleh pimpinan;
- Anak buah perlu merasa tenteram dan tenang didalam situasi serta lingkungan yang sehat;
- Harus tercipta kegairahan kerja serta inisiatif untuk berkembang;
- Perlu diciptakan semangat senasib-sepenanggungan dalam mengemban tugas dan menghindari konflik antara pimpinan dengan anak buah;
- Kembangkan adanya rasa tanggung jawab bersama dalam organisasi, prestasi, atau sukses usaha yang memungkinkan adanya kemajuan organisasi.
- Ciptakan suasana kekeluargaan, sehingga bawahan tidak hanya dinilai sebagai anak buah yang harus diperintah. Perlakukanlah anak buah sebagai mitra usaha, sehingga ada rasa ikut memiliki.
