Pengetahuan komunikasi untuk sekretaris

Pengetahuan komunikasi untuk sekretaris

Komunikasi berasal dari Bahasa Latin, yaitu Commnicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah communication bersumber dari kata communis yang artinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampai maka komunikasi berlangsung.

Pengertian komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaian tersebut pada umumnya menggunakan Bahasa, karena Bahasa merupakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain Bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pantomimik. Komunikasi dengan Bahasa disebut komunikasi verbal sedangkan komunikasi dengan menggunakan lambang disebut komunikasi non verbal.

Saranan komunikasi keuali Bahasa adalah:

1. Isyarat, misalnya bunyi beduk pertanda sembahyang akan segera dimulai, lonceng gereja, bunyi pada lintasan pintu kereta api, pengatur lalu-lintas di perempatan jalan.
2. Gambar, merupakan lambang yang banyak digunakan dalam komunikasi, misalnya televise dan film untuk iklan.
3. Warna, dalam situasi tertentu warna merupakan alat komunikasi yang efektif, misalnya bendera putih melambangkan musuh menyerah, kartu merah bagi peserta sepak bola, lambang dan peringatan keras.

Dalam komunikasi ada lima unsur pokok yang penting yaitu:

1. Komunikator, yaitu seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang lain.
2. Pesan (message), yaitu maksud, pikiran dan perasaan yang disampaikan kepada orang lain.
3. Komunikan, yaitu orang yang menerima pesan yang disampaikan oleh komunikator (pemberi pesan).
4. Sarana, yaitu alat untuk menyampaikan pesan agar pesan yang disampaikan oleh komunikator sampai kepada komunikan.
5. Umpan balik, yaitu tanggapan atas pesan yang disampaikan oleh komunikator dari komunikan.

Bagi sekretaris terutama perlu mengetahui dan menguasai teknik komunikasi (face to face). Jenis komunikasi ini ada 2 macam yaitu:

• Komunikasi langsung antara seorang komunikator dengan seorang komunikan.
• Komunikasi kelompok, yaitu komunikasi antara seorang atau lebih dengan sekelompok orang secara tatap muka.

Erwin Bettinghaus dalam bukunya Persuasive Communication mengatakan bahwa untuk berlangsung secara persuasive, situasi komunikasi harus melibatkan upaya seseorang yang dengan sadar mengubah perilaku seseorang atau sekelompok orang melalui pesan.

Keuntungan komunikasi antar pribadi untuk melakukan persuasi adalah terjaidnya kontak pribadi, sehingga komunikator memahami, mengetahui dan mengkaji sejauh mana pesan yang disampaikan dapat diterima baik oleh komunikan. Dengan mengetahui, memaami dan mengkaji hal-hal tersebut, komunikator dapat memperbaiki sikap antara lain:

1. Mengontrol setiap kata dan kalimat yang diucapkan;
2. Mengaulangi kata-kata yang mempunyai maksud penting disertai berbagai penjelasan secukupnya;
3. Memberi kepastian pengertian apa yang telah diucapkan;
4. Memberi intonasi kata-kata yang penting.

Yang perlu dilakukan oleh komunikator agar dalam berkomunikasi berjalan lancar:

1. Berperilaku empatik yaitu memahami perasaan orang lain dan berperilaku simpatik;
2. Tanamkan percaya pada diri sendiri tanpa pengaruh orang lain;
3. Bersikap sebagai fasilitator yaitu memberi arah kemudahan;
4. Apa yang diucapkan harus dapat dipertanggungjawabkan;
5. Apa yang dikemukakan berdasarkan fakta dan kebenaran;
6. Hindarkan rasa super, senang mengkritik. Dan emosional.

Berikut ini diberikan beberapa hambatan dalam melaksanakan komunikasi:

1. Kemungkinan kita menggunakan kata-kata sulit dipahami, menggunakan sarana media yang kurang tepat, memberikan penjelasan ragu-ragu, bersikap acuh-tak acuh terhadap lawan bicara dan memilih waktu yang kurang tepat.
2. Komunikasi terganggu oleh suara kendaraan yang hiruk pikuk.
3. Udara yang tidak mendukung, misalnya panas, dan terlalu dingin.
4. Bersikap tidak bersahabat, misalnya sombong dan kelihatan angkuh.
5. Tidak menguasai materi pesan yang disampaikan.
6. Tempat dan waktu yang tidak tepat.

Beberapa hal yang dapat membantu kita agar komunikasi dapat efektif antara lain:

1. Maksud utama komunikasi harus jelas.
2. Susunlah pesan yang akan disampaikan secara kronologis, sistematis, konsisten dan logis.
3. Hindarilah kata-kata yang mendua arti.
4. Perlu menyatukan persepsi, yaitu kebersamaan pendapat atau pandangan.
5. Pergunakan bahasa yang mudah dipahami.
6. Perlu adanya kesamaan pola pikir.
7. Perhatikan reaksi dan tanggapan mereka.
8. Tumbuhkan motivasi agar perhatian mereka terpusat.

Selanjutnya: Pengetahuan perbankan bagi sekretaris