Pengetahuan perbankan bagi sekretaris

Pengetahuan perbankan bagi sekretaris

Menurut Undang-Undang No. 14 Tahun 1967 tentang Pokok-pokok Perbankan, Bank adalah lembaga keuangan yang memberi usaha pokok kredit bank dan jasa-jasa dalam lalu lintas pembayaran serta peredaran uang.

Pengetahuan perbankan yang perlu diketahui oleh seorang sekretaris adalah:

1. Membuka rekening koran dan rekening giro;
2. Menyetor ke rekening koran dan giro;
3. Menarik uang tunai;
4. Mencocokkan rekening koran dan giro;
5. Mengdakan deposito berjangka dan membuka tabungan.

Keterangan:

1.Membuka Rekening Koran dan Giro

Rekening koran adalah perkiraan dalam pembukuan bank yang mengadministrasikan dana nasabah atau dana yang disediakan bank untuk para nasabahnya. Dana tersebut sewaktu-waktu dapat diambil atau disetor kembali ke bank yang bersangkutan. Rekening giro adalah perkiraan dalam pembukuan bank yang mengadministrasikan nasabah. Yang dimaksud dengan giro adalah simpanan dana atau uang pada bank yang dapat diambil setiap saat dengan melalui cek, atau surat perintah membayar uang (spmu) ataupun dengan cara pemindahan pembukuan.

Syarat untuk menjadi nasabah adalah:

• Fotocopy KTP atau SIM
• Surat referensi dari bank lain atau instansi yang berwewenang
• Akta Notaris Pendirian Perusahaan
• Surat Kuasa dari salah seorang atau direktur (bila diperlukan)

Selanjutnya calon nasabah menyetor sejumlah uang yang besarnya sesuai dengan ketentuan bank yang bersangkutan, dan setelah itu pihak bank memberikan buku cek kepada nasabah baru.

Setelah nasabah baru menyetor uang pertama, pihak bank akan memberikan:

• Tanda terima asli sebagai bukti bahwa pihak bank telah menerima setoran uang tunai dari nasabah baru.
• Formulir tanda bukti setoran dan buku cek yang isinya 10-20 lembar atau lebih.
• Formulir bilyet giro dan perjanjian menjadi nasabah giro.

2. Menyetor ke Rekening Koran dan Giro

Sekretaris mengisi lembaran tanda setoran yang biasanya dibuat dari kertas NCR (no carbon required). Pada lembaran tersebut tertulis jumlah uang yang disetor dapat berupa cek, uang tunai atau treveler’s check. Setelah diproses petugas bank, tembusannya diberikan kepada nasabah sebagai tanda bukti setoran uang. Selain cara seperti di atas, dapat pula dipergunakan buku setoran.

3. Menarik Uang Tunai

Tagihan-taguhan yang dilakukan oleh perusahaan dapat dilakukan dengan cek, karena cek termasuk tanda pembayaran yang lebih aman. Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang yang tercantum pada cek.

Setelah cek diserahkan kepada petugas bank seperti yang tercantum pada cek, pembawa atau pemilik cek mendapat uang sejumlah yang tercantum pada cek tersebut. Agar surat perintah membayar uang berlaku sebagai cek harus memenuhi syarat yang telah ditentukan oleh seseorang lengkap dengan alamat yang jelas yang biasanya dapat dicantumkan pada lembaran cek. Untuk mendapatkan catatan secara lengkap, lembaran-lembaran cek diberi nomor urut.

Pengisian lembaran cek dapat ditulis tangan atau dititik. Berikut ini diberi petunjuk cara pengisian lembaran cek:

1. Telitilah lembaran cek dan struknya (sisa potongan), sudah diberi nomor urut ataukah belum.
2. Isilah struk tersebut nomor urut, jumlah uang yang akan diambil dan tanggal/bulan/tahun.
3. Bubuhkan tanggal pengisian, tanggal tersebut tidak mundur artinya cek tersebut langsng dapat diuangkan.
4. Isi nama penerima cek dengan jelas.
5. Isi jumlah uang ditulis dengan angka disertai terbilangnya dan tidak boleh ada coretan sedikitpun.
6. Buatlah tanda garis pengaman pada tempat yang kosong dibagian penulisan angka yang menyatakan jumlah uang.
7. Bubuhkan materai secukupnya, sesuai dengan peraturan.
8. Cek ditandatangani oleh orang yang berhak melakukan penarikan uang.

Pada cek yang salah penulisannya atau pengisiannya tulislah tanda “tidak berlaku” atau “void’, begitu pula pada struknya dan jangan dibuang begitu saja, karena merupakan bukti.

Untuk pembatalan pembayaran cek karena hilang atau dibatalkan sendiri, sekretaris harus segera menelepon ke bank agar tidak terjadi penyalahgunaan, kemudian mengisi formulir pembatalan.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang cek berikut ini diberikan keterangan bermacam-macam cek, yaitu:

1. Cek kosong yaitu cek yang tidak ada jaminan dananya shingga pihak bank akan menolaknya.
2. Cek order yaitu cek yang memuat atas nama penerimaan pembayaran dengan atau tanpa klausula “kepada order”. Cek ini dipindahtangankan dengan cara endosemen. Yang dimaksud dengan klausula ialah syarat khusus dalam perjanjian/kontrak atau akta yang telah disetujui oleh pihak-pihak yang bersangkutan di luar peraturan perundang-undangan.
3. Cek pada pembawa atau cek unjuk yang mencantumkan atau tidak mencantumkan pembayaran dan diberi tanda “klausula” atau kepada pembawa.
4. Cek pembukuan ialah cek yang tidak dibayar dengan uang oleh bank, tetapi nilai jumlah uang dibukukan dalam rekening koran dari penyetor cek tersebut.
5. Cek silang (crossed Cheque), adalah cek yang pada halaman mukan diberi dua garis sejajar yang ditarik dari sisi kiri bawah ke sisi kanan atas, tanpa kerengan (silang umum) atau memuat “nama bank” (silang khusus) di antara garis itu. Cek silang khusus maksudnya cek tersebut hanya dapat diuangkan di bank yang namanya tercantum di antara dua garis silang tersebut. Cek silang khusus tidak dapat diubah menjadi cek silang umum, tetapi cek silang umum dapat diubah menjadi cek silang khusus.

Perbedaan cek dengan bilyet giro ialah:

a. Cek:

• Merupakan surat perintah dari nasabah kepada bank untuk membayar dengan uang tunai kepada orang yang ditunjuk atau pembawa cek tersebut.
• Dapat diuangkan langsung secara tunai.
• Pembayaran oleh bank dapat dilakukan atas unjuk (dapat di-endosir).
• Dikenakan biaya materai.
• Dikenal adanya cek mundur (post datet cheque).
• Tidak dapat diuangkan pada bank yang bersangkutan sebelum diberi tanggal penerbitannya.

b. Bilyet Giro:

• Bilyet giro meripakan surat perintah dari nasabah kepada bank untuk memindahkan dananya kepada orang yang ditunjuk dan mempunyai rekening  yang jelas pada bank tertentu.
• Tidak dapat diuangkan langsung secara tunai.
• Pemindahbukuan yang dilakukan oleh bank hanya dapat dilakukan atas nama (tidak dapat di-endosir).
• Tercantum tanggal penerbitan dan tanggal efektif.
• Bilyet giro dapat diserahkan bank sebelum tanggal efektif, jika tanggal efektif tersebut lebih awal dari tanggal penerbitannya.
• Tidak dikenakan biaya materai.

4. Mencocokkan Rekening Koran dan Giro

Secara berkala bank mengirimkan rekening koran giro kepada nasabah untuk mencocokkan atau mengecek kebenaran uang nasabah yang ada di bank di mana nasabah membuka rekening koran.

Yang perlu diperhatikan dalam mencocokkam posisi keuangan dalam rekening koran giro adalah:

• Jumlah saldo pada permulaan periode yang bersangkutan.
• Penyetoran dan pengambilan uang.
• Biaya-biaya jasa yang harus ditanggung nasabah.
• Saldo akhir.

Sedangkan untuk rekening cara mencocokkannya adalah:

1. Cocokkan uang yang telah diambil atau dikeluarkan dengan potongan-potongan cek (struk) yang bersisa pada buku cek.
2. Buatlah daftar mengenai cek-cek yang telah dikeluarkan, tetapi belum dimasukkan dalam rekening bank yang bersangkutan disertai jumlahnya. Jumlah tersebut dikurangkan dengan saldo bank pada rekening tersebut.

5. Membuka Deposito

Seorang sekretaris perlu pula mengetahui tentang deposito. Deposito adalah simpanan uang seorang deposan pada bank, yang penarikannya hanya dapat dilakukan sesudah jangka waktu tertentu, menurut perjanjian antara deposan dengan bank yang berkepentingan. Deposan dapat perseorangan ataupun badan. Deposan menerima Bungan yang besarnya diatur sesuai dengan lamanya uang itu disipan di bank yang bersangkutan. Prinsipnya, makin lama menyimpannya, makin tinggi Bungan dan sebaliknya.

Macam-macam Deposan, yaitu:

1. Time Deposit, adalah deposit berjangka yang terikat oleh waktu yang telah ditentukan. Apabila waktu yang telah ditentukan telah tiba atau telah habis maka deposan dapat menarik uang yang didepositokan.
2. Deposito on Call, ialah simpanan uang yang tetap di bank selama belum diperlukan oleh penyimpan. Hal tersebut tergantung pada perjanjian antara penyimpanan uang dan bank yang berkepentingan.
3. Deman Deposit, atau disebut juga rekening koran yaitu di mana penyimpanan dapat menarik atau menyetor uang setiap saat.