Jenis-jenis sekretaris

Pada artikel selajutnya mengenai dunia skretaris, kita akan membahas terlebih dahulu tentang jenis-jenis dari sekretaris itu sendiri, langsung saja simak penjelasannya dibawah ini.

Sekretaris instansi justru menjadi pejabat kunci, dan ia adalah serang office manajer yang ruang lingkup tugasnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Seorang sekretaris organisasi kadang-kadng disebut juga Executive Secretary mengatur hal-hal yang menyangkut organisasi dan manajemen. Ia harus paham akan tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen dan organisasi yang baik. Paham mengenai sifat-sifat urusannya sehingga sekretaris organisasi mampu merencanakan sendiri apa yang harus direncanakan, menyusus struktur dan tata cara organisasi, memimpin organisasi (secretariat) dengan baik. Sekretaris organisasi sama dengan sekretaris eksekutif seperti telah diuraikan sebelumnya.

– Mempunyai pengetahuan umum yang luas,

– Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi, fungsi, tugas poko organisasi, dan tugas-tugas lain,

– Mempunyai ilmu pengetahuan yang berhubungan dengan bidang tugasnya,

– Memiliki pengetahuan yang baik tentang Bahasa Indonesia dan Bahasa asing, misalnya Bahasa Inggris.

– Mampu menyusun laporan,

– Mampu berkorespondensi,

– Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa asing secara baik.

– Memiliki kepribadian yang menarik dan baik,

– Loyalitas dan dedikasi yang tinggi,

– Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran, keterbukaan, kesabaran dan keramahtamahan serta bertanggung jawab.

Sekretaris pribadi bukanlah menajer, meskipun ia harus menjalankan manajemen terhadap karyawan lainnya. Sekretaris pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan-persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsenstrasi pada persoalan-persoalan yang lebih penting.

Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, ia tetap terikar kepada status kepegawaiannya. Dalam hal ini hanya diintegrasikan ke dalam tugas dan tanggung jawab pekerjaan seorang kepala yang menjadi pimpinannya.

Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal: sifat-sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebiasaan, kegemaran/hobby, kelebihan dan kelemahan pimpinan dan senantiasa berusaha membantu untuk melindungi agar jangan sampai terjerumus. Cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga hasul kerjanya menjadi lebih bak.

– Pengetahuan umum yang luas, terutama yang berhubungan dengan tata naskah atau warkat (biaya pos, titipan kilat, harga-harga benda pos dan tariff angkutan);

– Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, struktur organisasi, serta susunan personil,

– Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan;

– Memahami dan menguasai penerapan bahasan Indonesia yang baku, baik dan benar serta menguasai Bahasa asing.

– Teknik menyusun surat dengan pengetikan surat;

– Teknik tata penyimpanan arsip;

– Iispat (menulis cepat dengan steno);

– Teknik berkomunikasi dengan telephone.

Dalam buku “Buku Pedoman Tata Surat-menyurat dan Kearsipan” yang diterbitkan oleh Lembaga Administrasi Negara. Tugas seorang sekretaris adalah:

1. Membina tata surat menyurat dan kearsipan instansinya secara efisien.

2. Mempersiapkan laporan-laporan yang harus dibuat oleh instansinya.

3. Mendistribusikan surat masuk kepada pejabat-pejabat yang berkepentingan, bila surat masuk harus disampaikan kepada sekretaris lebih dahulu.

4. Terkadang harus mempersiapkan konsep-konsep untuk kepala/pimpinan.

1. Meneliti surat-surat yang dialamatkan kepada pimpinannya, bisa surat itu dari arsip ke kantor pimpinan.

2. Mendistribusikan surat masuk yang telah didisposisi oleh pimpinan kepada pimpinan-pimpinan yang disebutkan dalam disposisi surat.

3. Bila sesuatu surat berhubungan dengan surat yang telah datang terlebih dahulu, harus melampirkan rektroaktanya.

4. Menyusun konsep surat untuk pimpinan.

5. Mengirimkan surat-surat yang telah ditandatangani kepada kearsipan.

6. Mengurus arsip dinamis untuk pimpinan.

7. Mengatur perjalanan, booking hotel, reservation, air line ticket, pesan taksi, kereta api, travel.

Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua golongan yaitu:

Sekretaris junior adalah sekretaris yang baru meniti kariernya sebagai sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum memiliki pengalaman kerja. Sekretaris junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang sekretaris senior.

Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.