Pengetahuan penunjang sekretaris sebagai penerima tamu
Sebagai seorang sekretaris harus menghormati para tamu yang berkunjung di kantor, serta dengan senang hati melayaninya. Untuk itu seorang sekretaris perlu mempelajari tata cara menerima tamu.
Sehingga diharapkan tamu-tamu yang datang merasa senang dan mempunyai kesan baik. Sekretaris perlu memahami atau mengetahui sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor.
Seorang sekretaris berkewajiban menanyakan nama tamu yang datang ingin bertemu dengan pimpinan atau pejabat lain yang dimaksud sekaligus mengantar tamu tersebut kepada pimpinan atau orang yang akan ditemuinya.
Pada waktu tamu ditemukan dengan pimpinan atau orang yang dimaksud, sekretaris menyodorkan catatan yang mencantumkan nama dari instansi mana dan apa maksudnya.
Setiap instansi mempunyai peraturan tersendiri dalam hal penerimaan tamu. Beberapa petunjuk umum bagi sekretaris untuk melayani tamu di kantor.
1. Sebagai prinsip dasar adalah mengormati setiap tamu yang datang ke kantor
Setiap tamu yang datang bertemu di kantor ingin disambut dan dilayani dengan baik sekaligus ingin dihormati. Sekretaris harus pandai-pandai berbicara agar tamu yang datang tidak tersinggung perasaanya. Namun demikian sekretaris perlu melaksanakan peraturan-peraturan yang berlaku di kantor. Sekretaris perlu memberitahukan peraturan-peraturan yang berlaku kepada setiap tamu yang berkunjung secara ramah dan bijaksana.
2. Melayani tamu menurut kepentingannya:
a. Tamu yang datang untuk minta dana/sumbangan.
Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan. Berbagai macam alasan dikemukakan bahwa sumbangan yang diminta itu untuk kegiatan sosial, untuk HUT, untuk bantuan kemanusiaan dan lain sebagainya. Tamu tipe ini biasanya tidak mau peduli apakah pimpinan punya wakti untuk menemuinya atau tidak, pokoknya harus bertemu.
Cara terbaik untuk menghadapi tamu bertipe demikian, sekretaris melayani dengan sabra dan ramah, sambil menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut. Formulir itu memuat nama, alamat, dari instansi mana, apa maksud sumbangan yang di minta, untuk kepentingan apa. Beritahukan bahwa pengisian formulir bagi para tamu adalah merupakan peraturan. Jadi sang tamu harus mengisinya. Apabila tamu memang meminta sumbangan, maka tamu tersebut dipersilahkan untuk mengubungi bagian lain yang memang khusus menangani dana (sumbangan). Jadi tidak harus bertemu dengan pimpinan.
Apabila diperusahaan tidak ada bagian atau unit khusus untuk menangani sumbangan, maka sekretaris harus mengahadapi dengan tegas tetapi tetap hormat dan sopan. Bila memang tidak ada anggaran untuk melayani sumbangan, katakanlah terus terang dan harus siap menerima kata-kata sinis atau bahkan kemarahan dan tingkah aneh. Ingat! Jangan lekas terpancing yang pada akhirnya menimbulkan petengkaran. Apabila masih ngotot dan ingin berbuat gaduh atau rebut, tingalkan mereka dan segera hubungi satpam untuk mengamankan mereka.
Sekretaris perlu pula mengetahui bahwa sebuah perusahaan tidak mungkin terlepas dari kewajiban memberikan dana atau sumbangan-sumbangan. Yang pasti ada persediaan dana untuk itu, karena bila tidak perusahaan akan di cap sebagai perusahaan yang tidak tanggap terhadap lingkungan sekitarnya. Hal ini akan banyak mengalami kesulitan yang timbul bila sewaktu-waktu terjadi sesuatu hal yang tidak baik terhadap perusahaan. Jika belum ada anggaran untuk dana bantuan sumbangan sosial, maka sekretaris perlu mengusulkan kepada pimpinan agar menyediakan dana untuk keperluan tersebut. Dana yang diberikan tidak perlu besar, cukup sekedarnya saja tetapi perlu ada. Biasanya dana bantuan untuk sumbangan dianggarkan untuk jangka satu tahun. Apabila di perusahaan terdiri atas beberapa unit kerja atau departemen, sebaiknya digilir agar tidak terlalu memberatkan bebas kesekretariatan. Sekretarislah yang mengatur giliran tersebut.
b. Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa.
Pada umumnya tamu semacam ini sangat sopan dan menyenangkan. Mereka telah mendapat pelatihan keterampilan sebagai penjual barang atau jasa. Namun demikian tak jarang para penjual (salesman dan salesgirl) ini menuntut bertemu muka dengan pimpinan. Mereka ingin bicara langsung dengan orang yang mempunyai wewenang membuat keputusan dalam tawar-menawar. Seringkali mereka sendiri menawarkan “komisi khusus” yang hanya pantas dibicarakan empat mata dengan pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di suatu instansi atau perusahaan ada unit khusus yang menangani, sehingga sekretaris tidak akan menemui kesulitan. Setelah mereka mengetahui mengenai hal tersebut, mereka tidak akan mendesak untuk bertemu dengan pimpinan. Sebagai sekretaris perlu mengatur tak tik dan strategi dalam melayani tamu yang beraneka ragam perilakunya.
c. Tamu yang ingin membeli barang.
Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta diperhatikan, minta diistimewakan, minta perhatian, minta ingin dipertemukan dengan pimpinan dan sebagainya. Umumnya pembeli barang ditangani oleh bagian penjualan atau pemasaran. Untuk hal tersebut bawalah tamu je bagian pembelian. Jangan lupa, sebagai sekretaris perlu menawarkan minuman kepada tamu yang demikian.
3. Tamu aparat pemerintah
Tamu dari aparat pemerintah dapat digolongkan menjadi dua yaitu:
a. Yang bersifat kunjungan rutin.
Biasanya mereka tidak minta bertemu dengan pimpinan, karena sifat pekerja rutin sudah tahu kepada siapa mereka menghubunginya untuk mendapatkan informasi. Akan lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan, mungkin pimpinan ingin bertemu untuk menanyakan sesuatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Mungkin sekedar bertemu dan bersalaman sebentar agar pejabat yang berkunjung merasa senang karena diperhatikan. Hal ini akan membawa dampak positif di kemudian hari, bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.
b. Yang bersifat kunjungan khusus.
Biasanya pejabat atau aparat pemerintah yang datang ini dalam bentuk rombongan dengan protocol. Sifat kunjungan tersebut, mungkin berupa kunjungan resmi dalam rangka peninjauan. Bahkan kedatangan rombongan mereka atas dasar undangan perusahaan. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri. Bahkan harus sudah siap di pintu masuk dalam pakaian PSL (pakaian sipil lengkap) artinya pakaian formal yaitu jas lengkap, sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sebagai sekretaris wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangan makanan kecil dan minuman bahkan kenang-kenangan (cindera mata) perlu dipersiapkan. Kenang-kenangan diberikan bukan hanya bagi pejabat yang datang, tetapi semua anggota rombongan perlu diberi. Para manajer harus siap juga menyambut tamu-tamu karena pimpinan tidak mungkin memberi pelayanan sebaik-baiknya.
Bila dalam pengaturan penyambut tamu-tamu kurang memuaskan, maka perusahaan akan di cap buruk dan masuk dalam daftar hitam. Pelayanan para tamu saja belum cukup masih perlu memperhatikan para sopir yang membawa rombongan. Para soir pun akan merasa senang dan puas bila mendapat pelayanan yang baik, yang juga ikut menyebarluaskan kepada masyarakat bahwa perusahaan beserta staf pimpinannya baik. Untuk mempermudah, sekretaris sebelumnya perlu menghubungu protocol agar tahu persis apa yang dikehendaki para tamu tersebut. Perlu memberikan fasilitas ruang tunggu yang nyaman bagi para sopir dengan dilengkapi sekedar minum makan kecil, kalau perlu diputarkan video. Apalagi kalau acaranya cukup lama, jangan mereka dibiarkan begitu saja duduk-duduk di bawah pohon atau tempat duduk yang kotor. Bula sampai pada waktunya jam makan siang belum selesai acaranya, maka para sopir pun perlu mendapatkan jatah makanan. Selanjutnya bila tamu-tamu tersebut harus menginap maka sekretaris harus secepatnya pesan (booking) hotel. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu supaya kalau sampai terjadi sesuatu di luar dugaan, maka perusahaan tidak bisa disalahkan.
4. Tamu-tamu teman pimpinan
Bagaimana pun juga sekali-kali pimpinan akan didatangi temannya atau kenalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis, relasi, mungkin juga teman sekolah dulu. Dalam hal ini sekretaris harus cukup mengenal tamu-tamu tersebut. Meskipun mereka sudah kenal baik dengan pimpinan, tetapi sebagai sekretaris harus perlu bertanya dulu ke pimpinan, apakah tamu tersebut boleh menemui sekarang. Mungkin pimpinan sedang sibuk, sang tamu harus menunggu. Biasanya tamu yang demikian cukup baik dan sopan. Yang perlu diperhatikan adalah gerak-gerik atau perilakunya yaitu akan menghambat tugas-tugas pimpinan ataukah sekedar kangen atau urusan bisnis penting.
Sekretaris merupakan penyaring para tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Bersikaplah ramah kepada semua tamu yang datang. Tugas sekretaris adalah sebagai penghubung para tamu dengan pimpinan bukan menjadi pembatas atau penghalang para tamu yang datang. Tugas pelayanan menerima tamu bagi seorang sekretaris adalah untuk membantu pimpinan dalam menggunakan waktu secara efektif dan efisien.
