Ruang lingkup dan tugas-tugas sekretaris
Ruang lingkup dan tugas sekretaris – Pada artikel mengenai sekretaris kali ini kita akan membahas mengenai ruang lingkupnya, mari simak penjelasannya dibawah.
Seorang pemimpin sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat menyelesaikannya dengan baik. Dalam melaksanakan tugasnya seorang sekretaris harus mampu mandiri, artinya tidak perlu banyak bertanya. Untuk itu sekretaris yang handal harus mengenal lingkup tugasnya.
Tugas sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 8 macam sebagai berikut:
1. Tugas-tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus ataupun pengawasan khsusu. Tugas-tugas rutin tersebut meliputi: membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat atau arsip, menerima telefon, menyusun dan membuat jadwal pimpinan. Tugas-tuas rutin sama dengan tugas-tugas perkantoran atau kesekretarisan.
2. Tugas-tugas khusus, yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesainnya secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengelamannya. Tugas-tugas khusus tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas khusus tersebut mislanya mengonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasinya atau instansi; menyusun surat-surat rahasia atau konfidensial; menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian kado atau cinderamata; dan lain sebagainya yang sejenis dengan itu.
3. Tugas-tugas intimewa, yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain:
- Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan;
- Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya;
- Bersama-sama atau mewakili seseorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan-kegiatan lainnya;
- Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan;
- Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan;
- Menghindari rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis;
- Mengadakan pemeiksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
4. Tugas resepsionis
Tugas resepsionis antara lain:
– Menerima dan menjawab telephone serta mencatat pesan-pesan lewat telepon;
– Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan;
– Mencatat janji-jani untuk pimpinan;
– Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
5. Tugas keuangan:
– Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank, mislanya penyampaian penyimpan yang di bank, penarikan cek, pengambilan uang dari bank;
– Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan;
– Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pinjaman dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari tersebut.
6. Tugas sosial:
– Mengurus rumah tangga kantor pimpinan;
– Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.
7. Tugas incidental:
– Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan;
– Membuat ightisar dari berita-berita dan kerangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur dan lain sebagainya yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan;
– Mengoreksi bahan-bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan daftar yang dikonsep pimpinan;
– Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
8. Tugas sekretaris dalam business meeting:
Tugas sekretaris yang cukup berat dan melelahkan adalah mengorganisir suatu pertemuan. Pertemuan bisnis (Business Meeting) akan berpengaruh besar terhadap keberhasilan suatu usaha.
Definisi klasik menyebutkan bahwa pertemuan terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu. Lebih lanjut pertemuan bisnis bertujuan memberikan informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Empat hal tujuan pertemuan itu meliputi tiga ajakan yaitu mengajak orang bersama, mengajak mereka berpikir dan mengajak mereka menyelesaikan pekerjaan secara bersama.
Mengingat begitu banyaknya macam pertemuan yang kadang-kadang dihadiri oleh bos, maka sekretaris bertanggung jawab untuk mengatur mana yang harus dihadiri, mana yang bisa diwakilkan, dan mana yang bisa ditinggalkan begitu saja. Di dalam buku “Secretary’s Servival Manual” karangan Sandra Tomkis pertemuan dibagi menjadi 5 macam yaitu: 1. Pertemuan tatap muka, 2. Rapat, 3. Makan siang dan malam bisnis, 4. Presentasi relasi dan 5. Pertemuan-pertemuan sosial, misalnya pelepasan karyawan yang pension, perayaan idul fitri dan Natal atau Tahun baru.
Beberapa pedoman bagi sekretaris agar penyelenggaraan pertemuan bisnis itu membawa hasil yaitu:
1. Waktu dan tempat harus dipastikan.
Pertemuan akan berhasil bisa semua orang yang di undang datang. Menjadi tugas sekretaris untuk menentukan waktu dan tempatnya. Kalau pimpinan mengundang Tuan Gunawan, maka teleponlah sekretarisnya untuk memperoleh kepastian waktu pertemuan. Tanyakan mengenai waktu dan tempat yang ia sanggupi, agar tercapai persesuaian waktu antara pimpinan dengan Tuan Gunawan.
2. Makan dan minuman disediakan.
Waktu dan tempat saja belum cukup. Dewasa ini, rasanya pertemuan belum lengkap bisa tidak ditemani dengan makan dan minum. Mau mengundang catering dari luar atau menangani sendiri. Hal ini terserah sekretaris, asal jangan sampai kewalahan sendiri.
3. Sediakan kertas kerja, brosur, alat tulis sederhana.
Soal kertas kerja, brosus dan alat tulis perlu disiapkan sebaik-baiknya. Sebaiknya dibuatkan daftar kapan seseorang harus berbicara. Jangan lupa menunjuk notulis.
4. Waktu bebas.
Waktu pertemuan hendaknya bebas dari acara-acara lain sehingga tidak ada interupsi yang dapat mengganggu kelancaran pertemuan.
v
5. Sekretaris perlu berhati-hati mengatur jadwal.
Dalam hal ini sekretaris perlu mengatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenangkan bagi tamu yang hadir.
6. Pilihlah hari yang tepat.
Hari senin adalah hari yang “gawat”, karena pada hari senin orang biasanya baru melepas lelah setelah rekreasi pada hari minggu. Sebaiknya setelah hari senin, misalnya hari selasa, rabu dan kamis. Sebaiknya jangan memilih hari jum’at dan sabtu, karena hari itu waktu kerja kantor pendek.
Selanjutnya: 100 Lebih Rincian tugas seorang sekretaris
