100 Lebih Rincian tugas seorang sekretaris
Artikel selanjutnya mengenai ilmu sekretaris yang kami ambil dari berbagai sumber terpercaya, yakni rincian tugas dari seorang sekretaris. Terdapat 100 lebih tugas-tugas tersebut, mari kita simak riciannya.
Pada dasarnya tugas seorang sekretaris adalah:
1. Menyelenggarakan surat-menyurat (korespondensi) yaitu:
– Memproses surat masuk dan keluar;
– Mengonsep surat;
– Mengklarifikasi surat;
– Penggandaan warkat;
– Mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan
– Mengetik sheet untuk stensil, memfotocopy dan merekam;
– Mengatur pengantar surat dan melayani pinjaman surat, dokumen atau arsip.
2. Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat menyurat atau mencari kembali bisa arsip sewaktu-waktu dibutuhkan.
3. Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya:
– Menyelenggarakan pencatatan danpenyampaian informasi;
– Mencatat pesan-pesan tamu yang perlu disampaikan;
– Menyelenggarakan kliping surat kabar, majalah dan bulletin;
4. Menyelenggarakan hubungan melalui telepon;
5. Menyiapkan bahan laporan;
6. Mengatur penerimaan tamu bagi pimpinan;
7. Mengatur pertemuan atau rapat-rapat;
8. Mengatur jadwal kegiatan atau kerja pimpinan;
9. Mengurus persiapan perjalanan pimpinan;
10. Menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat atau relasinya;
11. Menyusun dan menyampaikan ucapan selamat, ucapan terimakasih, ucapan berduka cita atau bentuk-bentuk lainnya kepada pejabat atau relasinya;
12. Menyelenggarakan pendidikan, pelatihan, penataan bagi para karyawan bisa dipandang perlu demi kelancaran tugas.
Menurut Richard J. Dallas dan James M. Thomson dalam bukunya “Clerical & Secretarial System for Office” terdapat 100 jenis tugas kantor yang menjadi kewajiban seorang sekretaris.
1. Menyelenggarakan penjumlahan atau penambahan;
2. Memakai petunjuk telepon;
3. Menjawab hubungan telepon;
4. Menyelenggarakan penyusutan arsip;
5. Menyelenggarakan hubungan melalui intercome;
6. Menyelenggarakan pengetikan;
7. Mendapatkan bahan dari arsip;
8. Menyelenggarakan penggandaan;
9. Merencanakan pekerjaan untuk dirinya sendiri;
10. Memberikan keterangan dalam menghadapi pertanyaan lisan;
11. Melaksanakan perintah baik secara tertulis maupun lisan dari pimpinan;
12. Mengetik alamat pada amplop dan atau kartu;
13. Menggunakan kamus;
14. Memberi alamat surat,, paket, bungkusan dan lain sebagainya ;
15. Menerapkan pembagian;
16. Menempatkan catatan nomor telepon, pesan dan lain-lain agar pimpinan dapat melihatnya;
17. Memilih bahan-bahan untuk pengarsipan;
18. Menjawab panggilan telepon untuk unit lain;
19. Memutuskan prioritas pekerjaan untuk dirinya;
20. Memasukkan surat ke dalam amplop;
21. Menambah lajur panjang dari suatu hitungan;
22. Melihat nama-nama dan alamat-alamat;
23. Memgetik surat dan naskah;
24. Melipat surat yang akan dikirim;
25. Menyusun naskah atau artikel untuk dirinya sendiri atau untuk pimpinan;
26. Memberikan pengarahan kepada stafnya atau unit lain yang sekiranya diperlukan;
27. Membaca naskah yang diketik;
28. Menggunakan decimal atau persepuluhan;
29. Mengatur tata ruang kantor;
30. Menyusus berkas-berkas dan judul berkas untuk setiap arsip;
31. Menutup amplop (dengan tangan);
32. Mengonsep dan mengetik surat-surat niaga;
33. Mengerjakan 10 kunci mesin hitung;
34. Membersihkan dan mengatur peralatan kantor pimpinan;
35. Mencari bahan atau berkas yang hilang dalam arsip;
36. Melihat-lihat catatan dan pengingatan untuk hari ini;
37. Memotong bahan;
38. Memindahkanwarkat ke arsip tak dinamis (tak aktif);
39. Menghapus tembusan;
40. Menyusun surat-surat;
41. Menghapus Salinan asli;
42. Memeriksa persediaan barang-barang;
43. Menyusun catatan untuk hari kerja berikutnya;
44. Mengirim panggilan telepon jarak jau;
45. Membuka surat untuk diteliti isinya;
46. Mengambil surat dari tempat surat atau kotak surat;
47. Mendengarkan keluhan-keluhan baik langsung maupun lewat telepon;
48. Mengubah penanggalan harian;
49. Menghimpun dan menyusun serta merapikan gandaan;
50. Mengetik catatan-catatan;
51. Menandai dan melampirkan bahan-bahan untuk surat keluar;
52. Mengerjakan mesin rekaman atau mesin salin;
53. Menemui tamu;
54. Membaca surat masuk;
55. Mengetik daftar pribadi;
56. Mengetik naskah final dari rancangan naskah;
57. Mengetik daftar, table, lajur dan deretan hitungan;
58. Memberikan pengarahan lisan kepada pegawai atau karyawan di unit lain;
59. Menerapkan pecahan;
60. Meninjau kembali arsip-arsip;
61. Menyimpan data, bahan dan nama orang;
62. Mengetik kartu indeks, kartu arsip, kartu catatan alamat;
63. Membuat surat pengantar atau perkenalan atau pengenalan;
64. Mengatur pesanan;
65. Memisahkan surat untuk orang yang berbeda;
66. Memesan macam-macam perlengkapan untuk kantor;
67. Mengarsipkan bahan-bahan berdasarkan topik atau poko soal;
68. Memanfaatkan buku pedoman kantor;
69. Mengetik naskah dari naskah tak tersusun;
70. Mengajukan surat dan menyebarkan surat;
71. Mengirimkan berbagai macam catatan;
72. Memekai peraturan kantor;
73. Membuat rekomendasi untuk penyempurnaan prosedur kantor, rutin dan lain-lain;
74. Mengerjakan pelobangan kertas;
75. Mengetik laporan;
76. Mengetik daftar isian atau formulir isian;
77. Membandingkan naskah yang satu dengan yang lainnya;
78. Mengatur dan menggolongkan arsip-arsip rahasia;
79. Memelihara kartu petunjuk dari berbagai macam;
80. Mengerjakan pemotongan nomor;
81. Menyusun pda mesin tulis;
82. Menyimpan secara baik bahan-bahan yang bernilai dan rahasia;
83. Mengarsip bahan berdasarkan nomor;
84. Mengatur perlengkapan meja dan perlengkapan kantor (pelobang kertas, heckmachine, peper clip, tinta, bolpoint peruncing pensil dan lain-lain);
85. Mengatur warkat;
86. Menggunakan petunjuk kode pos daerah;
87. Membahas kebijaksanaan, prosedur dan lain-laainnya dengan pimpinan;
88. Membubuhkan perangko pada sampul surat yang akan dikirim;
89. Mengumpulkan laporan berkala;
90. Mengubah tanggal cap karet atau mesin perangko harian;
91. Mengambil surat;
92. Mengusahakan keterangan dari berbagai satuan yang diperlukan untuk surat menyurat;
93. Memberikan pengarahan kepada karyawan aru mengenai prosedur kerja, orientasi kerja dan lain-lain;
94. Memilih atau memesan perlengkapan kantor (penghapus, karbon, pensil, sheet dan lain-lain);
95. Memberikan arahan untuk kerja yang telah dilakukan sebagai kawan kerja atau pengawas;
96. Mengubah pecahan menjadi decimal;
97. Mengarsip bahan-bahan berdasarkan tanggal;
98. Memisah dana tau memesan perlengkapan kearsipan;
99. Mengingatkan pimpinan tentang perjanjian,janji temu atau hal-hal dikerjakan;
100. Mengontrol dan mengurus sitem kearsiap.
Semoga 10 rincian tugas seorang Sekretaris di atas bisa membantumu menyelesaikan tugas kantor atau PR dari guru.
