Pengetahuan sekretaris tentang peralatan kantor modern
Untuk bisa menjalankan tugasnya dengan baik sekretaris harus mengenal berbagai peralatan kantor yang diperlukan untuk menunjang tugasnya. Di bawah ini adalah peralatan-peralatan modern yang hari di pahami bagi seorang sekretaris agar dapat melakukan pekerjaan dengan baik.
a. Komputer
Sebagai seorang sekretaris perlu mengetahui bagaimana cara merawat agar berfungsi dengan baik. Baik tidaknya komputer tergantung terutama pada pemakainya. Komputer berbeda dengan peralatan elektronik lain, karena komputer sangat peka terhadap keadaan sekelilignya.
Agar sistem komputer awet berfungsi, usahakan jangan sampai perangkat kerasnya terganggu. Untuk hal itu sekretaris perlu memperhatikan hal-hal berikut:
1. Suhu udara
Sistem komputer peka terhadap suhu udara. Suhu ideal dalam keadaan bekerja, pasti lebih rendah lagi. Biasanya dipakai ruangan ber-AC. Jangan karena mau menghemat listrik AC-nya malah dimatikan. Ingat! Suhu panas bisa merusak. Yang paling menjengkelkan, kalau kerusakan tidak langsung nyata. Gejala kerusakannya tidak terus-menerus tetapi timbul tenggelam (intermittent). Kadang-kadang softwarenya menjadi korban. Data menjadi kacau.
Ada sistem komputer yang harus dipakai di ruangan bersuhu sangat dingin, tetapi desainnya khusus. Contohnya sistem komputer untuk keperluan militer. Harganya tentu jauh lebih mahal daripada yang umum.
2. Tegangan listrik
Sistem komputer juga sangat peka terhadap tegangan listrik. Umumnya peralatan komputer mempunyai tegangan sekitar 5% – 10% lebih besar atau lebih kecil. Bila perubahan tegangan terlalu sering dan berkepanjangan akan timbul masalah dan kerusakan cukup berat. Tegangan yang tidak bersih hanya dapat dilihat dengan peralatan khusus. Contohnya, tegangan dapat berubah menjadi ratusan bahkan ribuan persen di atas tegangan 200 volt dalam waktu yang sangat singkat (mili atai microsecond). Untuk orang tidak terasa, tetapi sangat berpengaruh pada sistem komputer (istilah elektroniknya spike). Bila terjadinya berkepanjangan, dalam waktu singkat peralatan akan rusak.
Kerusakan akibat tegangan listrik sukar di deteksi sebelumnya, karena gejala-gejala kerusakannya tidak nyata dan berubah-ubah. Yang kena tidak hanya perangkat keras saja (hardware), tetapi juga perangkat lunaknya (software). Seringkali mulainya justru dari perangkat lunaknya. Ini bisa menyesatkan dalam pencarian sebab masalahnya. Salah satu kerusakan software, misalnya tiba-tiba program yang ada di disk storage rusak. Ini, lebih parah lagi, bisa menimbulkan kerusakan pada program atau data lainnya bila program tersebut tetap dipakai.
Bagaimana mengatasinya? Gunakan stabilizer (hanya untuk tegangan stabil dan bersih), atau lebih baik lagi menggunakan UPS (uninterupatle power supply: untuk tegangan yang stabil, bersih dan juga untuk matinya listrik). Listrik yang terlalu sering mati menimbulkan masalah yang sama. Perhatikan bahwa tegangan yang tidak stabil dan tidak bersih dapat juga disebabkan oleh pemakai sendiri. Misalnya, apabila sumber listrik untuk sistem komputer dicampur dengan peralatan lain. Pisahkan sumber listrik untuk komputer dari alat lain.
3. Kelembapan udara (Humidity)
Sistem komputer peka terhadap kelembapan udara. Kelembapan udara yang cocok untuk sistem komputer adalah 60% – 70%. Umumnya, di Indonesia ruangan ber-AC memenuhi syarat tersebut, kecuali untuk daerah dekat laut atau yang berawa-rawa. Kelembapan udara yang tinggi bisa menyebabkan peralatan berkarat. Operasi atau kerjanya terganggu, meskipun tidak separah akibat suhu atau tegangan listrik. Karat juga sangat mengganggu hubungan fisik antara peralatan yang satu dengan yang lain.
Untuk mengurangi kelembapan udara ini digunakan dehumudifter. Jangan sampai, kelembapan udara juga mengakibatkan terjadinya kumpulan muatan listrik statis. Ini mengganggu kerja peralatan elektronika.
4. Kebersihan udara
Debu dan partikel-partikel sejenis lainnya, termasuk asap rokok, bisa mengganggu sistem komputer. Debu mengganggu hubungan PCB (printed circuit bowed). Gejala-gejala akibat gangguan ini sukar diketahui dan berubah-ubah. Waktu disk storage jenis remorable (disk storage yang dapat dikeluarkan dan dipindahkan) masih populer, debuh atau partikel-partikel sejenis lainnya bis masuk merusak disk drive dan disk storage. Akibatnya data dan program di dalamnya tidak dapat digunakan lagi. Untuk diskete drive, meski tidak sepadan disk drive jenis removable, gangguan ini juga masih berlaku.
