Pengetahuan penunjang sekretaris tentang tata ruang kantor
Para ahli ilmu jiwa berpendapat bahwa lokasi fisik atau tata ruang tempat orang bekerja mempunyai pengaruh terhadap sikapnya, produktivitasnya dan pergaulannya dengan yang lain. Kantor-kantor modern dirancang dan dibangun sesuai dengan perkembangan teknologi. Rancangan kantor-kantor modern adalah kantor terbuka sehingga mempermudah komunikasi dan terjalinnya hubungan yang harmonis.
Human Miller and Human Miller Inc., perusahaan perancang kantor yang terkenal taraf internasional, berkedudukan di Zeeland, Michigan, adalah seorang penganjur utama konsep kantor terbuka. Miller menjelaskan bahwa kantor yang kita kenal sekarang ini sudah berumur lebih dari 100 tahun. Pada mulanya kantor adalah seumpulan orang yang bekerja dalam satu ruangan yang penuh, memakai pena dan tinta untuk menulis dengan tangan dalam buku-buku besar dan membuat hitungan yang rumit. Tidak ada mesin tik, tidak ada mesin hitung, tidak ada meja kantor yang pantas, tidak ada alat-alat reproduksi, dan sedikit pengertian mengenai pengarah lokasi dan serta kenyamanan bagi para pekerja.
Konsep kantor terbuka dapat menimbulkan salah pengertian. Ini bukan sekedar suatu ruangan tanpa tembok dengan meja-meja yang ditaruh sembarangan. Kantor terbuka merupakan suatu konstruksi yang memberikan keterbukaan untuk mempermudah berkomunikasi dan pertemuan, namun sekaligus menjamin kebebasan pribadi. Kebebasan pribadi diciptakan dengan pemasangan sekat-sekat yang dapat dipindah-pindahkan atau digeser. Sekat-sekat tersebut menghindarkan para manajer dari isolasi tembok tertutup dan perasaan tidak enak yang menghinggapi seseorang bila dalam ruangan yang sama sekali terbuka.
Keuntungan yang diperoleh dari kantor terbuka:
- Kantor terbuka memungkinkan perubahan terus-menerus dengan biaya minimum setelah pola dasarnya ditetapkan.
- Adanya kenyamanan karena sirkulasi udara cukup lancar, penerang merata, kursi dan meja yang enak dipakai, memperbaiki semangat kerja dan cenderung menghilangkan sebagian dari perselisihan yang timbul akibat tempat kerja berdekatan.
- Arus pekerjaan lebih lancar dan hal-hal yang saling berkaitan dapat ditempatkan sedemikian rupa sehingga pekerjaan dapat dengan mudah beralih dari seksi yang satu ke seksi yang lain. Kalau timbul keperluan baru, suatu reorganisasi intern, cepat dapat membawa kegiatan yang saling berkaitan itu ke dalam seksi tanpa banyak biaya.
- Penyeliaan lebih mudah diadakan karena penempatan penyelia memungkinkannya melihat apa yang dikerjakan oleh semua pegawainya.
- Adanya rasa keindahan karena hal-hal yang kecil membentuk kepribadian suatu kantor.
Kantor terbuka dapat dibuat sedemikian rupa sehingga mencerminkan selera perorangan dari para manajer maupun pegawainya. Apabila tata tertibnya luwes, maka sekat-sekat yang beraneka ragam dengan diselingi berbagai tanaman hidup dan pengaturan meja dapat diserahkan kepada tiap pegawai masing-masing, ruang kerja menjadi suatu ruang pribadi sehingga pegawai atau karyawan yang paling rendah pun merasakan kebanggaan pribadi dan memperoleh kepuasan.
